Cout d’une gestion documentaire

La gestion documentaire et l'archivage ont un cout pour l'entreprise, quelle que soit la manière active ou passive, dont on les pratique. Ce cout prend la forme d'un investissement dans un local ou dans un logiciel et de temps à passer chaque année pour organiser la conservation des documents. Il prend aussi la forme de dépenses non prévues de recherche ou de reconstitution d'une information perdue, voire de pénalités pour la non-production d'une pièce.

Vous souhaitez être en mesure de mieux évaluer le cout d’une gestion documentaire. Vos problématiques en matière de cout de gestion documentaire répondent aux enjeux suivants :

• Optimiser la mise à disposition et le transfert d'information
• Utiliser la fonction documentaire comme fonction support d'amélioration des différents processus développés dans vos structures
• Faciliter, voire organiser le retour d'expérience et la gestion des connaissances
• Pérenniser le capital informationnel

Vous êtes conscient qu’au-delà de l’aspect technologique d’une gestion documentaire, il faut surtout choisir l’outil comme support à la mise en place d’un ensemble de meilleures pratiques. D’où l’importance à accorder aux aspects organisationnels, sémantiques et pédagogiques qui constituent la clé de voûte de toute réalisation dans le domaine de la rationalisation des couts d’une gestion documentaire.

E-objectif vous accompagne pour organiser une véritable gestion de documents. Notre approche vous permettra de mesurer la valeur de chaque fonction attendue par rapport à son cout et de faire évoluer l'organisation de votre système d'information au rythme qui convient à votre entreprise.

Dans votre projet, le retour sur investissement pourra s’apprécier sur 3 plans :

• Économique: par des réductions de dépenses légitimes et l'évitement de dépenses inutiles
• Qualitatif: par la prise en compte de la pérennité de certaines informations dès la production des documents dans le but de faciliter ultérieurement le repérage de l'information
• "Promotionnel": en permettant d'asseoir la mémoire de l'entreprise et en développant son image de marque en interne et en externe